Upravljanje fondom u školskoj knjižnici - Tatjana Aparac-Jelušić
Radionice – II.
Rijeka, 4. 11. 2003.
Upravljanje fondom u školskoj knjižnici
upravljanje fondom- ciljevi
postizanje željene cjelovitosti fonda
siguranje dostupnosti tražene građe
omogućavanje pregledavanja zbirki (browsing)
posudba i korištenje in situ
poticanje korištenja s pomoću otvorenosti i dostupnosti zbirki (planovi za međuknjižničnu posudbu drugima)
osiguranje obavijesti o drugim izvorima i opskrba potrebnom građom
Sadržaj |
planiranje
kao conditio sine qua non
planiranje procesa izgradnje fonda
izdvajanje posebnosti knjižnice
PEST i SWOT analize
bechmarking
odnosi sa zajednicom i njezinom okolicom kako predstaviti kvalitetu fonda – AIDA, 4P, +2P, 4C ... planiranje troškova
najmanje predvidivi su vanjski faktori
ekonomski
inflacija, devizni tečaj
politički
npr. otkup knjiga
nabava posebnih zbirki koje osiguravaju jednakopravan pristup informacijama (npr. studenti pripadnici manjina, strani studenti, osobe s poteškoćama)
društveni
profesionalni kriteriji – korisnički okrenute službe, pristup građi – cijena međuknjižnične posudbe
politika matične ustanove (financijska praksa)
financijski plan
izvori sredstava
odabir najpovoljnijeg partnera
veleprodaja vs knjižare
izravno od nakladnika (Phelps, 1.15$ vs 0,56$)
akviziteri?
nabava iz inozemstva
raspoređivanje sredstava ...
interakcija između cijene poslovanja, postojeće financijske prakse, planiranja sredstava i ostvarivanja plana
moguće je i potrebno utvrditi cijenu svakog pojedinog primjerka koji se nabavlja, cijenu fotokopije, cijenu odgovora na informacijski upit
u cijenu nabave uračunava se i cijena grijanja, rasvjete, administrativnih troškova postupci pri izradi financijskog plana
kalkulacija tekućih troškova za osoblje, građu, administraciju
dodavanje postotka inflacije za sljedeću godinu
dodavanje predvidivih troškova za nove aktivnosti
predočavanje plana na odobrenje
raspoređivanje sredstava – financijer
raspoređivanje sredstava ako je odobrena svota manja, rebalans
primjer: kalkulacija troškova
formule - elementi
stvarni korisnici
potencijalni korisnici
razine korištenja
međuknjižnična posudba
znanstveni projekti
veličina postojećeg fonda
prethodne razine troškova
cijena
nakladnička proizvodnja
postotak zastarjelosti
relativna važnost naslova
potreba da se popune praznine
predmetno područje –usklađivanje (hard vs soft)
važnost knjižničnih izvora za pojedini predmet
važnost predmeta
primjer: ljudski potencijal – planiranje
zaprimanje zahtjeva za nabavu
razvrstavanje poradi provjere podataka
provjera podataka
ručna
s pomoću računala
preuzimanje podataka (down-load)
priprema narudžbe
obrada narudžbe
prihvat naručenog i kontrola
obrada računa
pomoćni knjižničar/student knjižničarstva – II. godine
pomoćni knjižničar/student knjižničarstva – III. I IV. godina
mogu i drugi studenti
planiranje suradnje i diobe izvora
identifikacija snažnih zbirki na lokalnoj/nacionalnoj razini
kooperativna nabava unutar predmetnih područja
konzorcijska nabava
kooperativna pohrana i zaštita
osiguravanje korištenja
Conspectus – mit i mora
što je conspectus?
“Inventar (znanstvenih) knjižnica” o:
postojećoj snazi zbirki koje posjeduju
planovima izgradnje fonda, poglavito posebnih zbirki
intenzitetu tekuće nabave
kako djeluje?
zajednička istraživanja temeljena na usuglašenoj metodologiji
LCC kao polazište
od 80-ih se godina koristi za
izgradnju, organizaciju i upravljanje zbirkama
napose važan pri nabavi i vrednovanju zbirki
za diobu izvora
zajednička polazišta
predmetno područje
klasifikacijska shema
Ili: njihova kombinacija
standardizirani kodovi za:
razine zbirki
jezike i pisma
conspectus – razine zbirki
0 – knjižnica ne prikuplja građu s određenog područja/skupine
1 – minimalna razina
u razvijenim sredinama vrlo je malo zbirki na toj razini – osim bazičnih djela i referentne zbirke, ništa drugo!)
2 – osnovna informacijska zbirka
3 – instruktivna zbirka
4 – znanstvena zbirka
5 – sveobuhvatna zbirka
planiranje integracije elektoničkih izvora u programe izgradnje fonda
izgradnja moćnih digitalnih/hibridnih knjižnica u svijetu, odnosno proces integracije e-izvora i informacijskih usluga u klasične knjižnične zbirke
kohabitacija tiskanih i e-izvora knjižnice moraju kombinirati nabavu najrelevantnijih tiskanih i elektroničkih izvora informacija, s naglaskom na inteligentnom korištenju suvremenih tehnologija
razmisliti o tehničkim i organizacijskim pitanjima, upravljanju promjenama, kriterijima i pomagalima odabira e-izvora, o financijskim čimbenicima
tiskani vs. e-oblik
Legenda: preuzeto od: Petrak, J.
+++ izvanredne karakteristike
+ slabe i prosječne karakteristike
- ništa
kriteriji za odabir e-izvora
mogućnost integracija informacijskih izvora u knjižnične programe
korist što većem broju korisnika
povećana funkcionalnost
udaljeni pristup
poboljšano dijeljenje informacijskih izvora
pravo na stalni pristup izvorima
važno je:
uspostaviti ravnotežu u nabavi svih informacijskih izvora, vodeći računa o tehničkim, prostornim, ljudskim i inim čimbenicima
odgovoriti na potrebe i stupanj vještina korisnika
integrirati e-izvore u postojeće usluge
pomagala pri odabiru e-izvora – URLs
Internet Library for Librarians (http://www.itcompany.com/inforetriever) - najpopularniji izvor informacija za knjižničare, naročito one koji se bave nabavom i izradom smjernica za nabavu
Acquisitions Librarians Electronic Network tzv. AcqWeb (http://www.library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html) – poveznice (links) na stotine izdavača i dobavljača informacijskih izvora, te na razna pomagala u procesu nabave
AcqLink (http://link.bubl.ac.uk/acqlink/) - bogat izvor informacija za bibliotekare
Electronic Collections Development (http://www.library.yale.edu/~okerson/ecd.html) - poveznice (links) koje vrijedno prikuplja Ann Okerson
Book Search Engine (http://www.booksearchengine.com/) - univerzalni pretraživač bibliografskih podataka o knjigama u tiskanom ili e-obliku
ARL Directory of Scholarly Electronic Journals and Academic Discussion Lists (http://dsej.arl.org/)
Serials in Cyberspace (http://www.uvm.edu/~bmaclenn/) - izvanredan izvor informacija o elektroničkim časopisima
Electronic Journals: A Selected Resource Guide (http://www.harrassowitz.de/top_resources/ejresguide.html) - njemački dobavljač informacijskih izvora održava web stranicu s iscrpnim informacijama o problematici e-časopisa
PubList.com (http://www.publist.com/) - baza podataka s informacijama o preko 150,000 serijskih publikacija; bibliografski podaci besplatno na raspolaganju
ISSN International Centre (http://www.issn.org/index.html) - međunarodna organizacija čiji ured djeluje i u Hrvatskoj (http://www.nsk.hr/izdavaci/issn.html)
diskusijske liste
ACQNET-L (http://hegel.lib.ncsu.edu/stacks/serials/acqnet/)e-mreža bibliotekara koji rade u nabavi
ECOLL (mailto:listserv@un1lib.un1.edu) - raspravište o smjernicama za razvoj elektroničkih zbirki
NEWJOUR (http://gort.ucsd.edu/newjour/) - diskusijska lista o novim elektroničkim časopisima
SERIALST (gopher://moose.uvm.edu/77/.index/wais-indexes/serialst) - diskusijska lista o serijskim publikacijama u knjižnicama
ugovor o pravu korištenja e-izvora
papirnato vs. digitalno okruženje
vlasništvo vs. pristup e-izvorima
autorska prava vs. ugovaranje
pristup
pravo na pristup e-izvorima najčešće se ostvaruje ugovorm
licenca = formalno pravo, dopusnica da se koristi određeni izvor - ugovorno pravo
o licenci se pregovara (način pristupa, stupanj korištenja i cijena e-izvora)
predložene modele ugovora valja čitati pozorno; najčešće ih pišu pravnici i na engleskom su jeziku
konzorcijski pristup ugovaranju nabave e-izvora
razlozi, poticaji
izdavači djeluju globalno u ponudi elektroničkih informacija
knjižnice se, potaknute izdavačkom “ofenzivom”, počinju povezivati kako bi se ravnopravno uključile i zauzele primjernu poziciju u tržišnoj utakmici
stalni porast cijena i nepovoljni uvjeti korištenja izvora e-informacija
stanje, perspektive
udruženo nastupanje više knjižnica u pregovorima s dobavljačima e-izvora i zajednička izgradnja sustava pristupa i službi potpore
pojavom konzorcija ustaljuju se neki novi pojmovi kao npr. virtualne konzorcijske zbirke
Internationl Coalition of Library Consortia (ICOLC): Statement of Current Perspective and Prefered Practices for the Selection and Purchase of Electronic Information (http://www.library.yale.edu/consortia/)
okvir za nagodbu
ugovorne strane
predmet ugovora
interpretacija ugovora:
definicije
odabir prava
sporazum
prava odobrena sporazumom
ograničenja pri korištenju !!!
početak i istek sporazuma
predaja i pristup ugovornim predmetima (npr. e-časopisu)
troškovi sporazuma
obveze knjižnice
implementacija i vrednovanje
jamstva, obveze, odštete
prijenos vlasništva
Opaske
prekid suradnje/ugovora
sporazum nadležnosti suda u slučaju spora
potpisnici sporazuma
Primjer: Licencing digital resources. EBLIDA, 2001.
o čemu knjižnica mora posebno voditi računa
mogućnost pristupa nakladnikovu poslužitelju
mogućnost mjesne pohrane građe
mogućnost uključivanja građe u mjesnu infrastrukturu i usluge
pravo označivanja (kazala, predmetnice...) građe
mogućnost osiguravanja pristupa građi za sve korisnike knjižnice
dopuštenje da korisnici tiskaju i preuzimaju dijelove građe
vrednovanje
razlozi, preduvjeti, metode
polazišta
metode i tehnike
kvantitativne
kvalitativne
preduvjeti
vanjski čimbenici
unutarnji čimbenici
vrednovanje je ....
sastavni dio knjižničnog poslovanja i upravljanja
ukazuje na trenutne ili tekuće nedostatke, prednosti i snage, granice i pogreške u oblikovanju zbirki i preporučuje načine za poboljšanje usluge
bazični pristupi u vrednovanju
kvalitativni
vanjski procjenitelji, predmetni stručnjaci, knjižničari i profesori (impresije o adekvatnosti zbirke)
nedostatak – subjektivnost
prednost – suradnja knjižničara i znanstveno-nastavnog osoblja)
kvanititativni
statistički podaci
podaci iz istraživanja, analiza
važni preduvjeti
nužna pomagala
provjera kvalitete zbirke na temelju specijalnih bibliografija ili kataloga jakih knjižnica
statistički podaci o zbirci
mjerenja na policama i sl.
prebrojavanje broja naslova unutar jednog područja
osposobljenost osoblja za:
usuglašavanje s predloškom (mapping)
praćenje analiza citiranosti
uporaba kvantitativnih standarda
polazišni kriteriji za utvrđivanje vrijednosti fonda/zbirki
iskoristivost
kvaliteta
veličina
dostupnost
relevantnost
pokazatelji
korisnost – ocjenjuje se kako usluga zadovoljava zahtjeve koje su u odnosu na određenu uslugu postavili korisnici
isplativost ulaganja (cost-effectivness) – ocjenjuje se kako fond korespondira s postavljenim ciljevima tj. vrednuje se unutarnja operativna učinkovitost
isplativost (cost benefit) –– ocjenjuje se da li je vrijednost zbirke veća ili manja nego što su troškovi potrebni za njezino postavljanje i održavanje
uspješnost djelovanja (cost-performance-benefit) – međusoban odnos koštanja, izvedbe i korisnosti – pridonosi se stvaranju opće slike o stanju zbirke, a ujedno se upućuje na potrebne izmjene u svrhu poboljšanja usluga
metode vrednovanja
Burr, 1979.
identificiranje dijelova zbirki koje podržavaju kolegije
označuju se prema predmetima/kolegijima
zatim se zbrajaju naslovi i primjerci za svaki kolegij
Iskazuje se kvantitativno postoji li dovoljan broj naslova i primjeraka potrebne građe
Goldstein i Sedransk, 1979. kvalitativna analiza fonda
s obzirom na godinu izdanja, mjesto izdavanja, jezik publikacije, izdavača …
McGrath, Durand, 1987.
evaluacija na osnovi kataloga
klasifikacija kolegija prema LCC-u
broj naslova koji podržavaju određeni kolegij uspoređuje se s brojem studenata koji slušaju taj kolegij
Whaley, 1987.
koristio je također LCC kao predložak
odnos broja naslova prema kolegijima i odjelima
Arizona State University, 1987.
analiza zbirke s pomoću računalne baze podataka i klasifikacije kolegija
Golden, 1991.
klasifikacija predmeta/kolegija i zbroj primjeraka pojedinih naslova
Palais, 1991.
analiza fonda s pomoću LCC-a
klasifikacijska oznaka dovedena je u odnos s potrebama promatranih kolegija
Jager, Leibbrandt, 1998.
metoda na osnovi ISO standarda
analiza zbirke u odnosu na
omjer broja svih svezaka i naslova u knjižnici
dostupnost (npr. broj nestalih primjeraka, brzinu međuknjižnične posudbe)
brzinu dobivanja građe
brzinu obrade građe
Poll, Boekhorst, 1996.
izdvajanje skupina pokazatelja o vrijednosti zbirki
ISO 11620 – standard o pokazateljima uspješnosti knjižnica (1998.)
izdvajanje skupina pokazatelja o vrijednosti zbirki
citiranost kao metoda
promatranje
statistički pokazatelji
nedostaci
metode koje se zasnivaju na predmetnom označivanju naslova uglavnom ne uzimaju u obzir starost zbirke, njezino fizičko stanje i raznolikost
metode koje se zasnivaju na promatranju (npr. shelf time period method) isključuju druge vrste korisnih podataka (odnos prema potrebama kolegija i sl.)
metode koje se zasnivaju na mjerenjima (npr. mjerenje dužinskih metara polica prema skupinama iz klasifikacijskih shema) zanemaruju kvalitativne pokazatelje
Pomagala i upute za rad s pomagalima
I. Obrazac za prihvaćanje uvjeta predaje dara
naziv knjižnice
ukratko o pristupu knjižnice darovateljima
iskaz o shvaćanju vrijednosti darivanja
iskaz o potrebama za darovanom građom
iskaz o pravu knjižnice da postupa s darovanom građom u skladu sa svojim potrebama i mogućnostima
naziv darovatelja
suglasnost s uvjetima o predaji dara i daljnjim postupcima knjižnice
II. IFLA – pokazatelji o vrijednosti – izvadak
općenito korištenje knjižnice i prednosti
prodor na tržište
omjer korisnika i osnovne grupe korisnika (npr. ukupan broj korisnika na sveučilištu prema broju z/n osoblja i studenata
omjer korisnika iz pojedinih skupina (npr. studenti) prema ukupnom broju
vrijeme rada uspoređeno sa zahtjevima
remote use - korištenje na daljinu
broj takvih korisnika u odnosu na primarnu grupu
kakvoća fonda
kontrolne liste
korištenje fonda
dio fonda koji se posuđuje
dio fonda u spremištu
postotak fonda iz spremišta koji nije korišten duže vrijeme
predmetne zbirke
nedavno pristigle (recentne) predmetne zbirke
dostupnost naslova iz fonda
brzina nabave
brzina obrade
dostupnost
vrijeme dobivanja dokumenta
brzina međuknjižnične posudbe
III. kako uključiti novi naslov časopisa u zbirku – nulti rast podastrijeti popis svih naslova tekućih časopisa u obliku tablice s vrijednosnim iskazima: Naslov
prijeko potreban
potreban
i potreban i nije potreban
ne treba nužno
nepotreban
isto učiniti i za nove naslove koji se predloženi
napraviti rang listu prioriteta!
IV. kako provjeriti zastupljenost vrijedne građe u zbirci?
primjer 1: najznačajniji hrvatski romani iz 20. stoljeća
preduvjet – postojanje takva popisa
metoda – usporedba naslova s popisa s podacima iz kataloga
moguć problem! – izostanak bibliografije poradi provjere podataka
primjer 2: zastupljenost ekonomskih udžbenika za predmet Upravljanje u neprofitnim poduzećima s obzirom na popise obvezne literature matičnog učilišta, poznatih obrazovnih središta, preporuka iz stručnih časopisa
preduvjet – popis obvezne literature od predmetnog nastavnika
metoda – usporedna
problemi – različitost nastavnih programa, jezične barijere …
V. kako provjeriti dostupnost građe u zbirci?
zanima nas:
koliko primjeraka pojedinog naslova iz popisa obvezne literature posjedujemo?
na koji je način građa dostupna korisnicima
koji je rok posudbe …
kako saznati?
preduvjet – popisi obvezne literature, podaci o otvorenosti knjižnice, mogućnosti posudbe in situ i izvan knjižnice, mogućnosti naručivanja putem računala, mogućnost rezervacije i sl. odabrati primjerenu metodu i istražiti
VI.
Financijski plan
polazišta za planiranje
postojeći podaci
broj korisnika
broj posuđenih naslova
odnos periodike i omeđenih publikacija i sl.
formula za izračunavanje
npr. za nabavu knjiga:
100 x broj posuđenih jedinica u godini
ukupan broj knjiga x ukupan broj knjiga na posudbi
postotak od dodatnih prihoda
Razdioba sredstava - primjer
30 % za opću zbirku
40 % za razdiobu među odjelima/katedrama
15 % za razdiobu s obzirom na odnos između broja nastavnika i broja studenata
15 % za razdiobu bez obzira na odnose
VII. utvrđivanje vrijednosti dara i zamjene
parametri:
prosječna cijena znanstvene knjige (pažnja – razlike u disciplinama) za prošlu godinu
broj bodova za 50 stranica – 10 bodova = 30,00 kn
pomnožiti broj bodova i umanjiti za 20% od prosječne cijene
primjer 1:
prosječna cijena: 150,00 kn (književnost)
knjiga ima 250 stranica
5x10 bodova = 5x30,00 kn = 150,00 kn
20% od 150,00 kn = 30,00 kn
konačna cijena za obračun vrijednosti dara = 120,00
Primjer 2.
prosječna cijena je 300 kn (npr. Povijest umjetnosti)
knjiga ima 500 stranica
10x10 bodova = 10 x 30,00 = 300,00 kn
20% od 300,00 = 60,00
konačna cijena za obračun dara = 240,00 kn
Primjer 3:
prosječna cijena je 100,00 kn (npr. knjižničarstvo)
Knjiga ima 150 stranica
3x10 bodova = 3x 30,00 = 90,00 kn
20% od 100,00 kn = 20,00 kn
konačna cijena za obračun dara = 70,00 kn
VIII.
Komuniciranje s dobavljačima - predlošci
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Dear Sirs,
Publication _____________________________________________________
Reference: Your letter (your mailing list) (Our exchange account) (Our standing order)
Our Request:
Please palace our name on your mailing list
Please send us aforementioned issues with your invoice or with a proforma invoice in advance
Please enter our renewal/supscription for the year ____
Please help complete our files. We lack issues quoted
Please, send title pages and indexes
Please send a sample copy
We should appreciate your cooperation.
Yours sincerely,
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Poštovani,
Publikacija ____________________ Poziv na Vaše pismo (Vašu pretplatničku listu) (Naš račun za zamjene) (Našu stalnu narudžbu)
Naša zamolba:
Molimo Vas da našu knjižnicu uvrstite na Vašu pretplatničku listu
Molimo Vas da nam pošaljete gore navedeni naslov/naslove zajedno s predračunom
Molimo Vas da obnovite našu pretplatu
Molimo Vas da nam pomognete popuniti našu zbirku. Nedostaju nam navedeni brojevi/primjerci
Molimo Vas da nam pošaljete naslovnicu i kazala …. Cijenimo Vašu suradnju i razumijevanje.
S poštovanjem,
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Dear Sir/Madam,
The Libray have received your gift copy/copies of: _______________________________
We are most grateful for your generosity.
Sincerely yours,
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Poštovani gospodine/gospođo
Knjižnica je primila darovanu građu: _____________________________
Iskreno Vam zahvaljujemo na Vašem velikodušnome daru
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Dear Sirs,
We wiould greatly appreciate your adding our library to the mailing list to receive the following, without cost: _____________________________
Our mailing address is: ______________________________
Please, notify us if there is any difficulty concerning this request or if you must charge for copies.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
knjižnica: naziv, adresa…
datum
kome je upućeno
Poštovani,
Bili bismo vam vrlo zahvalni da nasu knjižnicu uvrstite na vašu listu i pošaljete nam gratis primjerak /primjerke: ______________________________
Naša je adresa: ______________________________
Molimo vas da nas obavijestite ako iz bilo kojih tazloga ne možete uvažiti našu zamolbu ili je potrebno izvršiti uplatu za željenu građu.
Hvala vam na suradnji,
S poštovanjem,
literatura
smjernice za nabavu (navedeno u izlaganju)
Baker, S. L. ; F. W. Lancaster. The measurement and evaluation of library services
Collection development: past and future. / ed. by Maureen Pastine
Evans, E. Developing library and information center collection. 4. ed.
Gardner, R. K. Library collections: their origin, selection adn development
Preuzimanje datoteke u formatu .ppt
Datoteka:Upravljanje fondom u školskoj knjižnici-Tatjana Aparac-Jelušić.ppt